Cómo planificar tu vida y lograr lo que te propongas

Tengo un plan, objetivos y un método para lograr cumplirlos. Probablemente no será el mejor método pero al menos es mío. Lo he ido ensamblando con retales de otros métodos y sobre todo con mi propia experiencia. Aunque lo uso desde hace años, casi todas las semanas sigo ajustando por aquí y por allá; lejos de molestarme, lo tomo como un indicador de que estoy aprendiendo, cambiando y reaccionando ante mi propio entorno y circunstancias.

Echando la vista atrás me parece increíble que hace no tanto me enfrentase al día —a la vida— sin ningún tipo de plan. Hoy en día tengo siempre planificado lo que tengo que hacer al día siguiente. Aunque en algunas ocasiones no soy capaz de cumplir mi propio plan, simplemente el hecho de tenerlo ha supuesto un radical cambio a mejor en mi vida.

¿Cómo he llegado aquí? Un día dije “basta” y comencé a pensar en cómo poner un orden en muchos aspectos de mi vida a través de un plan y una metodología sencilla, y hasta hoy.

En esta entrada quiero contarte cómo fue el proceso, los problemas que me encontré —y me sigo encontrando— y también sus soluciones a modo de consejo.

Antes de continuar te diré lo que ya sabes (sino, no estarías leyendo esto): debes planificarte, debes reflexionar y establecer tus prioridades y objetivos. Debes traducir éstos a acciones y éstas deben ser ejecutadas día a día, sin descanso. Es imposible lograr un resultado notable sin un plan, sin un método. Lo necesitas. Veamos cómo puedes crear el tuyo.

Estás planificando para el fracaso

Sé que soy pesado pero permíteme que vuelva a recordarte lo importante que es tener un plan para lograr tus objetivos. No puedes enfrentarte a la incertidumbre y estrés de cada día sin saber qué debes de hacer y cuáles son tus prioridades. Como he dicho en muchas ocasiones (y si lo piensas sabes que tengo razón), si tú no te planificas tu agenda alguien lo hará por ti. En otras palabras:

No tener un plan es planificar para el fracaso.

¿Por qué es tan importante una buena planificación? Al fin y al cabo la gran mayoría de personas funcionan sin ella. De hecho probablemente tú lo haces cada día. Las razones son muchas y van desde lo psicológico hasta lo puramente físico, pero estas son las esenciales.

No puedes avanzar si no sabes a dónde vas

Todos queremos mejorar, ¿verdad?. Ser mejores profesionales y optar a mejores oportunidades en nuestro entorno. Supongo que en esto todos estamos de acuerdo. Entonces, ¿cómo sabes si estás creciendo como profesional si no tienes una referencia o baremo sobre el que comparar?. Yo te respondo: no puedes.

Míralo de esta forma: es imposible saber hacia dónde me dirijo si no se dónde estoy y no tengo un plano. Estaré perdido/a. Un día avanzaré para luego retroceder. Estaré caminando en círculos sin ser consciente de ello, incluso luego me sorprenderé ante la falta de logros de cualquier objetivo en mi vida y achacaré mi destino a factores externos como la crisis, la suerte, etc.

Tienes que imaginar cual es tu definición de éxito en tu día.

Tienes que preguntarte qué tiene que ocurrir mañana para considerar el día como un triunfo, e ir a por todas.

No se trata de asignar cada hora, minuto y segundo del día a una tarea sin dejar un espacio libre para “respirar”. Se trata de saber cuál es tu prioridad en cada día. Se trata de hacer un ejercicio de reflexión para priorizar lo más importante, lo esencial y descartar o aplazar el resto. Una vez más: si no lo haces tú, alguien lo hará por ti y será de acuerdo a sus intereses, no los tuyos.

Aunque luego veremos cómo crear un workflow sencillo, usa un calendario, papel y lápiz y saca todo lo que tienes en tu cabeza. Todos los proyectos, tareas, ideas y demás. Apúntalo todo en un papel, tacha lo que no sea esencial y prioriza el resto en una lista. Pon una fecha a cada elemento. Ahora eres consciente del aspecto que tienen el éxito y el fracaso.

Felicidades, a diferencia del 95% del resto de mortales, tú tienes un plan.

No puedes lograr tus objetivos sino los conviertes en acciones

Somos personas, no máquinas. Aunque es fácil pensar que la parte profesional y la parte personal del ser humano son dos mitades independientes, realmente no lo son. Se suelen separar por conveniencia, pero todo lo que explico aquí se aplica tanto a la persona como al profesional. Lo digo por propia experiencia.

Quiero hacer un pequeño ejercicio de reflexión contigo. ¿Qué ocurre cuando se acerca el final del año?. Piénsalo, todos nos hacemos propósitos de todo tipo: perder peso, dejar cualquier hábito nocivo, aprender un idioma, etc. ¿Qué suele ocurrir con esas buenas intenciones un par de meses —o menos— después?. Se olvidan completamente. Hasta el año siguiente, donde el proceso vuelve a comenzar.

Año tras año todos buscamos una excusa plausible para justificar nuestra falta de éxito en lo que nos proponemos y siempre encontramos una que nos haga sentir un poco mejor.

Está demostrado que el cerebro se siente a gusto, valora y entiende los beneficios cuando son en el futuro (por ejemplo, hacer ejercicio físico), pero valora mucho más la gratificación instantánea cuando llega el presente. Esa es la razón por la que preferimos ver una serie mientras comemos una bolsa de Doritos antes que hacer realidad esa acción que tantos beneficios iba a traer (ir al gimnasio). Esto es conocido como el efecto Akrasia y debes ser consciente de él para poder combatirlo.

Mientras estamos planificando objetivos el cerebro se siente bien proyectándose en el futuro y anticipándose a los beneficios. La dopamina fluye y, como estás motivado, es posible que durante un tiempo sigas el plan que habías marcado pero, cuando la motivación desaparece, más tarde o más temprano abandonas. ¿Por qué?. Porque cuando la motivación desaparece sólo queda el compromiso personal de hacer algo.

Me estoy enrollando bastante, lo sé, pero lo que intento decirte es que, igual que no puedes esperar tener éxito enfrentándote al día sin un plan, tampoco puedes pretender lograr cualquier objetivo basándote únicamente en la motivación.

La motivación no es una causa, es un efecto; viene tras la acción.

Esto quiere decir que la motivación no es una fuente de nada. No puedes basar ningún plan para llegar a un objetivo en estar motivado. Tienes que comenzar con la acción, aunque no estés motivado.

A medida que progreses en conseguir tu objetivo, entonces estarás más motivado, pero necesitas comenzar, con motivación o sin ella, para lo que también necesitas un plan.

Igual que has hecho con tus proyectos y tareas, debes buscar cuáles son tus objetivos personales y profesionales a largo plazo y desglosarlos en acciones más pequeñas, algunos incluso en acciones diarias. Puedes usar una App como HabitBull, Habitica o papel y lápiz, eso es lo de menos. Lo imprescindible es que elabores un plan, un método que te lleve de A (tu estad actual) hacia B (tu visión de ti mismo en el futuro) en pequeños pasos accionables, y lo sigas.

Si tienes un objetivo, si sabes hacia dónde quieres llegar y puedes vislumbrarlo en el horizonte —aunque esté todavía bastante lejos— todo se vuelve más sencillo.

Divide tu día en bloques de tiempo de acuerdo a tus posibilidades

Si ya tienes claro lo que tienes que conseguir cada día y lo has desglosado en acciones, el siguiente paso es ajustar y asignar tiempo a cada una de ellas. No hay una regla universal que defina cuánto tiempo asignar a cada tarea ya que esto depende mucho de las circunstancias de la persona. Lo que sí hay son unas pautas y consejos que funcionan:

  • Divide el tiempo del que dispones cada día para para desarrollar tu trabajo y proyectos en bloques de treinta minutos.
  • Si la duración de una tarea supera las dos horas, es muy posible que debas desglosarla más.
  • Anticípate al cambio y al fallo: asigna más tiempo del que crees que te llevará cada tarea.
  • Deja el trabajo más creativo para lo primero que hagas. La tareas más mecánicas deben ser las últimas.
  • Evita y minimiza las interrupciones con todas tus fuerzas.
  • Protege tu agenda a toda costa: Di NO siempre que puedas.
  • Una de mis favoritas: No arranques tu programa de correo-e hasta que hayan pasado dos o tres horas de trabajo.

Como he dicho no son consejos universales ya que no hay dos personas iguales. Aún así espero que quede claro a lo que me estoy refiriendo con estos consejos, pero, por si no es así:

  • Planifica tu día asignando las tareas de tus proyectos y objetivos a bloques de tiempo. Ejecuta el plan.
  • Defiéndete de cualquier intromisión en forma de interrupción, notificación, distracción, etc.

Hace tiempo escribí un artículo sobre 10 consejos o principios sobre productividad. Quizás te interese echarle un vistazo como complemento a este punto.

Elige una App y no te separes de ella

Has utilizado papel y lápiz para sacar de tu cabeza todas las tareas, proyectos, ideas y objetivos. Ahora, para comenzar a desarrollar tu plan —si eres como yo— lo más posible es que prefieras una App o herramienta que te ayude con la ejecución del día a día. Una App te dará mayor control, facilidad de acceso y otras características que debes aprovechar.

Hay literalmente cientos de Apps que te ayudarán a llevar un control de tu plan diario: Basecamp, Trello, Asana, Wunderlist, Todoist, Podio, etc. Puedo decir que las he probado casi todas y te recomiendo que tú hagas lo mismo. Debes experimentar hasta encontrar la que más se adapte a tu forma de ser y necesidades.

Mi consejo personal es que, por encima de nombres fancy y características que luego nunca vas a usar, busques la sencillez y la capacidad de personalización. En estos dos factores destacan Trello y Asana, así que esa es mi recomendación. Dale un vistazo y prueba cómo funcionan. Comienza a usarlas durante una semana. Debes darles una oportunidad durante un tiempo antes de poder juzgar.

Si buscas ayuda a la hora de usar estas App, he creado dos vídeos donde muestro cómo funcionan y mi workflow personal tanto en Trello como en Asana.

Crea un Workflow en base a tu identidad y NUNCA dejes de ajustarlo

Recapitulemos, en este momento:

  • Eres consciente de la necesidad de tener un plan para poder alcanzar tus objetivos y desarrollar tus proyectos.
  • Has conseguido desglosar tus objetivos personales y profesionales en acciones y tus proyectos en tareas.
  • Has conseguido priorizar lo esencial para saber qué debe estar listo y cuándo lo debe estar, formando una imagen de cómo será el éxito o fracaso en tu día.
  • Has elegido una App o método para llevar un control de tus progresos, avances y estado de todo lo anterior.

Ahora, lo que necesitas es una metodología o workflow que te permita ejecutar, comenzar a hacer, todo lo anterior de forma sostenida en el tiempo. Debes ponerlo en práctica en el inicio de cada día e ir desarrollando todo lo que te has propuesto, tarea por tarea. Tu método debe ser flexible sobre todas las cosas y permitirte ajustar y adaptar sobre la marcha.

Aunque motiva mucho pensar que con tu flamante plan y nueva mentalidad ya has ganado la guerra, lo cierto es que pronto te darás cuenta de en muchas ocasiones lo planificado no corresponde con la realidad. Dicho de otra forma: tendrás que cambiar, actualizar y ajustar siempre. No es nada malo, al contrario; si lo piensas bien es algo muy positivo.

Ajustar tus comportamientos, procesos y métodos a los cambios de tu entorno significa que estás aprendiendo, que estás cambiando. Te estás adaptando para poder ser más efectivo.

Es algo así como un mini proceso evolutivo-personal. Sólo el que se adapta prevalece. El que no cambia, es sustituido.

Sin embargo, es esencial que estos cambios se apliquen de forma ordenada. No debes ajustar todo el rato o en cualquier momento. Tienes que designar momentos específicos para realizar esos ajustes. Es lo que se llama revisión diaria y revisión semanal.

En la revisión diaria (al finalizar el día) debes de analizar qué tareas no se han podido realizar y el motivo, haciendo los ajustes necesarios para el resto de días. Este es el momento de convertir en acciones o desechar las notas que hayas ido tomando durante el día (yo uso Google Keep). También deberías guardar las horas que has trabajado para, pasadas unas semanas, tener una perspectiva mayor y evitar perder el tiempo.

En la revisión semanal (yo la hago los sábados) debes de cambiar la perspectiva aumentando el foco y viendo la semana transcurrida en su conjunto. Qué ha ido bien, qué ha ido mal y hacer los ajustes necesarios —como te dije, siempre tendrás que ajustar.

Debes planificar la semana entrante en relación a qué proyecto/s dedicarte y desglosar las tareas asignándolas a cada día. Es conveniente también que revises si estás haciendo avances hacia tus objetivos o te estás estancando.

Tú no te libras

Si trabajas por cuenta ajena quizás te estés preguntando si todo esto se aplica a tu caso. Es posible que no tengas una autonomía total a la hora de decidir en qué proyecto trabajar o qué tarea desarrollar. No importa. Siempre hay algo de libertad en tu profesión, si la buscas.

Aplica todo lo descrito aquí, crea tu plan y úsalo en la medida de tus posibilidades. Si no puedes elegir los proyectos en los que trabajar al menos elige el orden en que te enfrentarás a ellos.

Busca nuevas formas de realizar tareas. Si no puedes cambiar los procesos o procedimientos al menos intenta mejorarlos, re-ajustarlos. Si la persona que esté por encima de ti no es ciega, pronto se dará cuenta de tu actitud y probablemente irá comenzando a cederte más autonomía, donde podrás seguir re-ajustando.

Tus ayudantes

Aunque las he mencionado muchas veces, tienes a tu disposición una serie de herramientas que te ayudarán en tu día a día. Úsalas. Por ejemplo, tienes Toggle para guardar un registro del tiempo, la técnica Pomodoro para trabajar con la máxima concentración; MyNoise y Focus@Will para un aislamiento y entorno musical óptimo para trabajar.

Igual que con los procesos e igual que con tu plan, debes probar nuevas herramientas y ajustar las actuales para mejorar siempre.

Conclusión

Si has llegado hasta aquí sin dormirte, te felicito.

Ahora en serio, si piensas que lo te he contado sobre planes, métodos y demás historias está bien pero no va contigo porque no ves la necesidad en ello, perdona, pero no has entendido nada.

Si piensas que todo esto está genial pero no puedes permitirte el tiempo y esfuerzo que conlleva, perdona, lo que no puedes permitirte es no hacerlo. En un entorno cada vez más globalizado, comodizado y ultra competitivo, cada vez es más difícil destacar. Sólo las personas con un plan y un método sobresaldrán por encima del resto.

Este es un punto de inflexión. El tiempo de las excusas se acabó. Tienes que reflexionar, darte cuenta de lo que quieres ser y hacer y trazar un plan que te acerque un poco más cada día a tus objetivos.

Te encontrarás con dificultades y obstáculos, pero tu tienes un plan, un objetivo y nada podrá detenerte.

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