Cómo sobrevivir a las interrupciones

“Without great solitude no serious work is possible.” ~ Pablo Picasso

Lograr cierta planificación y productividad es un enorme desafío. Cada persona es un mundo aparte con sus aristas, peculiaridades y detalles únicos. Es una tarea de meses — o años — el dar con un sistema que ofrezca resultados. Aún así, pronto te das cuenta de que tener un sistema y saber ejecutarlo es únicamente uno de los requisitos para trabajar de forma más inteligente.

Todos, en mayor o menor medida, trabajamos con otras personas, ya sea físicamente o de forma remota. Independientemente, somos sometidos a todo tipo de interrupciones ya sean generadas por nuestro entorno o por nosotros mismos. Este artículo es una pequeña guía para combatir las interrupciones y no morir en el intento.

Has leído bien, he dicho combatir. Si sueles leer mis artículos, sabes que siempre insisto en que hay que cuestionarse todo. En este caso, me gustaría que fueras consciente de que si quieres una independencia y control, vas a tener que luchar por ella.

Interrupciones externas

Son las interrupciones más comunes. Vienen de un entorno externo e invaden el nuestro de forma violenta. Su característica común es que exigen una reacción o respuesta inmediata por nuestra parte.

Teléfono incesante

Para ponernos en contexto: te encuentras trabajando en una tarea, siguiendo un plan trazado de antemano. Estás a gusto contigo mismo; lo estás consiguiendo y te sientes en la zona. De repente, notas la vibración o el sonido del teléfono. Instintivamente, antes de mirar su pantalla, sabes quién es pero sobre todo sabes qué quiere. Resoplas, suspiras; no quieres descolgar. Al final lo haces porque no te queda más remedio (¿seguro?) y diez minutos después estás resolviendo la urgencia de otra persona mientras tu nivel de estrés y miseria aumenta.

Exceptuando a personas que por la propia naturaleza de su trabajo deben de estar accesibles en todo momento, el resto de profesionales, aunque te cueste creerlo, no debemos y, desde luego, no tenemos que hacerlo.

Atenuar esta situación es tan sencillo como silenciar el móvil o conectar el modo avión durante un rato. Puedes revisar si te han llamado cada hora u hora y media y te aseguro que no va a ocurrir nada; nadie se va a morir, en cambio tu sí que disfrutarás de tiempo para poder concentrarte y sacar lo mejor de tí mismo profesionalmente.

Haz la prueba. Mañana silencia — sin vibración — el móvil y dale la vuelta para no ver la pantalla ni las luces de notificación y prueba a mantenerlo así durante al menos una hora. Pasado ese tiempo, si tienes alguna llamada devuélvela y dí que estabas ocupado/a y necesitabas concentrarte. Nadie se va a enfadar, el mundo seguirá ahí. De verdad.

Correo-e fuera de control

No puedo ser imparcial aquí porque detesto el correo-e, aunque reconozco que bien utilizado es una gran herramienta de comunicación. No voy a repetirme, pero debes ser consciente de que el correo-e es una de las principales fuentes de interrupciones a lo largo del día y que tu adicción laboral al él te está matando.

Sencillamente no puedes permitirte darle toda tu atención a tu bandeja de entrada. No puedes permitirte estar reaccionando constantemente a todos los correos que recibes. Necesitas un tiempo de desconexión y aislamiento (igual que con el teléfono) y si tú no lo creas, nadie lo va a hacer por ti.

Ahora bien, no conozco a nadie que pueda permitirse el lujo de prescindir del correo-e, pero sí que puedo asegurarte por mi experiencia que si le prestas menos atención te estarás haciendo un favor.

De entre todos los consejos en referencia al correo-e, el que mejor me ha funcionado es este: no abras tu bandeja de entrada hasta al menos pasadas un par de horas desde que comienzas a trabajar. Quien tenga una urgencia contactará contigo por otro medio. A cambio tu disfrutarás, al inicio de tu día de trabajo, de tiempo ininterrumpido y de calidad para desarrollar tu plan del día.

Reuniones absurdas

Las personas que son más pro-reuniones suelen ser las más anti-productividad.

El 90% de las reuniones no valen para nada. Es un hecho y todos los sabemos. El problema es que nadie se atreve a decirlo en voz alta. En mi experiencia y con un poco de observación me he dado cuenta de que las personas que son más pro-reuniones suele ser las más anti-productividad. Curioso.

En muy pocas reuniones a las que he acudido he encontrado un plan de reunión, una estimación del tiempo o aunque sea un mínimo esquema de qué es lo que se espera de la reunión — su objetivo — o de mí. Sencillamente te llaman, te sientas y por lo general escuchas a dos o tres personas dar vueltas y divagar sobre un tema para, tras una hora o más, no llegar a ninguna conclusión.

Igual que con el teléfono y el correo-e nadie está exento de ser nominado a una reunión absurda — la mayoría lo son —, pero en mi experiencia ayuda bastante si exiges que se te informe de cuál es tu papel en la misma y cuánto va a durar. Si no pueden responderte entonces el asunto se cae por su propio peso. Quizás no puedas librarte de la reunión de todas formas, pero habrás opuesto resistencia y te sentirás mejor contigo mismo/a.

En cualquier caso, debes de dar a entender que es una falta de respeto abusar así de tu tiempo. Haz preguntas, pelea, es tu derecho.

El timo de las urgencias y las prioridades

Las urgencias son la táctica que usan las personas desorganizadas para chantajearte e imponer un cambio de prioridades y atención en tu trabajo.

No sé si te has dado cuenta pero hay una característica común en todos los tipos de interrupciones: las famosas urgencias. Que no te engañen, las urgencias son la táctica que usan las personas desorganizadas para chantajearte e imponer un cambio de prioridades y atención en tu trabajo.

Ya sea por teléfono, por correo-e o en persona, alguien exige de repente que rompas tu plan de trabajo y apartes tu foco para ponerlo en su problema o en su urgencia. Si cedes, esta situación irá a más, hasta que acabes sin saber muy bien qué vas a hacer durante el día ya que por mucho que planifiques siempre estarás a merced de las urgencias — falsas — de otra persona.

La solución más sencilla es decir NO. Si piensas que es algo radical, yo creo que lo es más el obligar a otra u otras personas a sufrir los efectos de su ineptitud a la hora de organizarte.

Tu tiempo es sagrado y nadie lo va a defender si no lo haces tú. Dicho esto también soy consciente de que en algunos entornos el NO no está contemplado. En estos casos lo que a mi me ha funcionado es preguntar: OK, entiendo el cambio de prioridades pero entonces, ¿qué proyecto debo dejar de lado a cambio?. Se trata de un NO indirecto. Esta respuesta busca hacer ver que no se puede lograr un buen resultado si se va saltando de urgencia en urgencia. Funciona. Pruébalo.

Internas

Las distracciones internas son las que provienen de nuestro propio interior y son tan o más frecuentes que las externas.

Social Media

Malas noticias: si paras lo que estás haciendo cada vez que recibes una notificación en tu smartphone, tu concentración, y por lo tanto, tu trabajo, se resentirá. Si lo primero que haces al llegar a la oficina es chequear Facebook, vas a perder el foco inmediatamente y cada vez te costará más re-engancharte.

El problema de vivir en un mundo dominado por el social-media es que igual que con el teléfono, el correo-e y las reuniones, exige una reacción inmediata. Quiero que seas consciente de que no puedes dividir tu atención y esperar un gran resultado profesional. Es imposible.

Debes de buscar favorecer a toda costa tu concentración. El tener un plan y el saber lidiar con las interrupciones externas no va a servir de nada si te pasas el día viendo las fotos de Instagram de alguien. Cuando lo haces, tu mente entra en modo reactivo y por lo general no sale de él con facilidad. Estarás buscando constantemente más cosas con las que reaccionar (estatus de Facebook, comentarios en Twitter, etc.).

La solución es tan sencilla que hasta pasa desapercibida porque parece que tengamos la obligación de reaccionar ante todo en una especie de compromiso social absurdo y auto impuesto. Prueba a silenciar el móvil durante un par de horas. No revises ningún canal social hasta la hora de comer, por ejemplo. Los resultados son espectaculares, aunque no te lo creas.

Qué hacer

Hay que recalcar que nadie está libre de las interrupciones; forman parte de la experiencia profesional de cualquier persona. Lo que buscamos no es eliminarlas — es imposible — sino reaccionar de forma diferente ante ellas o incluso no reaccionar.

A continuación te propongo una serie de consejos que a mí me han funcionado realmente bien. Son medidas sencillas que se puede aplicar desde ya mismo. Incluso es posible que de forma inconsciente hayas aplicado alguna de ellas porque son de sentido común.

Aislamiento

Siempre que sea posible debes buscar el aislamiento a la hora de trabajar y romperlo únicamente cuanto tú lo desees. Si trabajas en una oficina, despacho o lugar donde puedes cerrar la puerta, hazlo. Quien quiera hablar contigo, si ha de llamar a una puerta, se pensará dos veces el motivo de su visita.

Si el aislamiento físico no es posible, busca un aislamiento acústico. Por ejemplo, compra unos auriculares y llévalos puestos al menos durante las horas en las que quieras estar concentrado/a. Son efectivos incluso aunque no estés escuchando nada. Sufrirás menos interrupciones porque crean el mismo efecto que una puerta cerrada: hacen más obvia la intromisión en tu espacio.

Comunicación

Dos horas en un estado de concentración — flow — serán más productivas que ocho estándar. Debes hacer saber que al menos durante una o dos horas al día necesitas estar concentrado/a y que nadie te moleste. Es muy sencillo, puedes decir algo así:

Voy a necesitar concentrarme para poder trabajar en ________. Por favor cuando me veáis con auriculares intentar no interrumpirme. Si no es una urgencia podemos verlo más tarde no os preocupéis. Gracias.

La clave aquí es que comuniques abiertamente tu necesidad — derecho — de tener al menos un tiempo libre de interrupciones al día. Con un poco de tolerancia por ambas partes y sabiendo donde ceder y dónde exigir, esto se puede lograr, te lo garantizo.

Decir NO

Aunque el aislamiento y la comunicación funcionan, son medidas que no atacan el principal problema. Como vimos en un punto anterior y aunque cuesta bastante al principio, lo mejor con diferencia que puedes hacer para que dejen de interrumpirte es decir que no. Un “no” correcto, argumentado y explicado, pero un NO. Opón resistencia. Ten por seguro que cada vez que dices SI estás diciendo sí al estrés, sí al remordimiento, sí a las horas extra, etc. Comienza a decir NO de una p** vez.

Apúntalo todo

Si nada de lo anterior funciona entonces lo más importante es minimizar el impacto de la interrupción. Lo principal es que apuntes rápidamente de lo que se trata y continúes con lo que estabas haciendo.

Apuntando todo en un lugar para consultarlo más adelante, consigues que lo que sea que tengas que hacer salga de tu cabeza y de tu mente, permitiéndote seguir con lo que estabas realizando.

Personalmente uso Google Keep para apuntar ideas, tareas y en general cualquier cosa que no quiero que deambule por mi cabeza. Al finalizar el día lo reviso y, o bien lo borro porque ya no me parece tan interesante, o bien lo convierto en acciones con un contexto (fecha, lugar, etc.).

Conclusión

¿Se puede lograr un resultado notable en el trabajo a pesar de las interrupciones? Sí, se puede; pero todo depende del nivel de resistencia que opongamos ante ellas. Si no entiendes que tu tiempo te pertenece — que es tu derecho — y que tu agenda es tuya siempre estarás a merced de personas desorganizadas y probablemente con menos escrúpulos que tú.

Defiéndete.

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