Eres esclavo del correo-e. Estos son los motivos.

El correo electrónico es el método de comunicación más utilizado en la vida moderna. Muy por encima de las llamadas telefónicas, mensajes, WhatsApp y similares. Podemos hacernos una idea de la cantidad de millones de correos que se envían todos los días desde cualquier parte del mundo.

Aunque sin duda el correo-e ha sido y es una herramienta poderosa que ha ayudado a mejorar la comunicación entre seres humanos, ¿porqué todos tenemos ese rechazo instintivo al abrir la bandeja de entrada cuando comienza nuestra jornada laboral?. Evidentemente hay un problema y no es del correo-e como medio en si.

El problema

El problema es que nosotros, las personas, usamos el correo-e de forma equivocada. Abusamos de el. A pesar de los millones de correos que se envían cada minuto, se trata de una tecnología que tiene sus años y que desde luego nunca estuvo ideada para ir más allá del intercambio de información más o menos casual, punto.

¿De qué forma utilizamos mal el correo-e?. En mi experiencia hay tres formas principales que se ocurren constantemente —sobre todo— en el ámbito profesional.

Falsas urgencias

Correos con el asunto en mayúsculas, con la palabra “URGENTE” y cuatro o cinco exclamaciones al final. ¿Te suena?. Estoy seguro que si.

Si te das cuenta de que tu casa está ardiendo, ¿enviarías un correo-e a los bomberos?. Obviamente no. Descolgarías el teléfono y hablarías de tu a tu con alguien que pueda ayudarte, porque es urgente.

Entonces, ¿porqué se envían correos para tratar temas —supuestamente— urgentes?. Dos razones:

  1. Es una urgencia ficticia, o sea, no es tan urgente o importante. Lo que pasa es que nos gusta revestir todo lo que hacemos con un halo de importancia. Es sencillamente que poner urgente en el asunto queda mejor ya que así aparentamos estar ocupados.
  2. Por comodidad. Es mucho más cómodo para el que lo envía hacer click, pasar la pelota al otro y olvidarse del tema que descolgar el teléfono o hablar en persona, lo cual nos lleva al siguiente punto.

Exigencia de inmediatez

Si tienes el correo-e siempre abierto estás cediendo tu atención, tu agenda, tu día a las prioridades y urgencias —falsas— de otra persona.

Otro de los problemas derivados de la forma en la que usamos el correo electrónico es que asumimos que el receptor va a estar atento constantemente a su bandeja de entrada. Lo triste es que la mayoría de las veces es así, aunque sea una de las peores decisiones que se pueden tomar a nivel productivo.

Si tienes el correo-e siempre abierto estás cediendo tu atención, tu agenda, tu día a las prioridades y urgencias —falsas— de otra persona. Estás regalando tu recurso más valioso: el tiempo. Puedes mirar a otra parte o puedes buscar excusas, pero es así.

Personalmente hasta he llegado a ver personas intercambiarse correos con únicamente el asunto rellenado. Como si se tratase de mensajería instantánea.

El correo-e no está diseñado para intercambiar información de forma inmediata (para ello hay otras herramientas que luego veremos), usarlo así es contraproducente por muchos factores técnicos, pero sin duda el más nocivo es el perjuicio que causa en la persona que tiene que estar constantemente atenta a su bandeja de entrada para ir reaccionando y respondiendo a todo, sólo para darse cuenta de que cada vez que responde a un correo-e, le llegan otros cinco, formando un bucle sin fin.

Dispersión de información

En serio, ¿hay algo peor que un correo-e en cadena?. O uno de esos correos donde los receptores van respondiendo y la respuesta del anterior va quedando abajo y en otro color y se va añadiendo “FW” al asunto y al final hay un mejunje de información donde ya nadie sabe donde está qué y qué tiene que hacer quién. ¿De verdad esa esa tu idea de ser profesional?.

Este es uno de los ejemplos más claros de mal uso del correo-e. Las personas tienen conversaciones en el correo electrónico cuando es un medio que no está diseñado para tal fin. Para ello hay otras herramientas que permiten las conversaciones por hilos (threaded conversation) de forma natural y en un único lugar (luego hablaremos sobre esto).

Pero todo esto puede ser aún pero si además añadimos archivos adjuntos a la ecuación. Típico ejemplo: un documento Word o una hoja de cálculo Excel. Creas un correo-e, añades cuatro o cinco receptores y adjuntas el archivo. Bien. Lo que acabas de hacer es crear cuatro copias locales extra del archivo que has adjuntado. Ahora imagina que tienes que hacer cambios —cómo no— y vuelves a enviar el documento actualizado. Ya son ocho copias. Repite este paso de nuevo y serán doce. ¿Te das cuenta del problema?. Localizar el último documento se convierte en una tarea muy complicada. Hay que navegar por un mar de correos en cadena, asumiendo que hemos encontrado el último y que efectivamente esta será la última versión del documento. Algo muy arriesgado además de una pérdida de tiempo.

¿Qué hacer si no se debe enviar documentos físicos en los correos?. Sigue leyendo.

Alternativas

Lo que tienen en común todas estas herramientas es su obsesión por sacar como sea el correo-e del día a día en la gestión de proyectos y en el trabajo/colaboración entre personas.

Si te fijas bien te darás cuenta de que el ser humano está sobre-explotando el correo electrónico porque tiene una necesidad de comunicarse de forma inmediata y de compartir información. No eres el único que se ha percatado de ello y muchas organizaciones han ido creando soluciones y herramientas para lograr este fin. Algunas han fracasado (Google Wave) pero otras no.

Lo que tienen en común todas estas herramientas es su obsesión por sacar como sea el correo-e del día a día en la gestión de proyectos y en el trabajo/colaboración entre personas.

Por ejemplo, Trello dispone de un sistema de mensajes inmediatos y notificaciones para que el equipo de cada proyecto pueda comunicarse sin tener que recurrir al correo-e.

En Asana nos encontramos con lo mismo. Dispone de un Inbox donde está toda la actividad de cada proyecto y tarea en forma de hilo para poder seguir, buscar y actualizar las conversaciones de forma natural (te dejo el enlace a mis videos sobre Trello y Asana, por si quieres aprender a utilizarlos). Lo mismo encontraréis en virtualmente cualquier herramienta moderna de gestión del trabajo.

¿Qué podemos utilizar si necesitamos una comunicación inmediata?. En estos casos encontramos soluciones extremadamente populares y fáciles de usar como Slack, donde todo el equipo de un proyecto u organización puede conversar de forma inmediata e intercambiar archivos. Todas esas conversaciones y todos esos archivos pueden ser buscados fácilmente haciendo que su recuperación sea instantánea. Algo que no ofrece el correo-e por mucho que lo explotemos.

Para el envío de documentos que hemos visto en el ejemplo anterior, sin duda lo mejor es enviar una referencia al documento en lugar del documento en si. Es algo tan sencillo como tener una cuenta gratuita de Google Drive, Dropbox o similares con todos los documentos que utilicemos en el proyecto y, desde cualquier herramienta (Trello, Asana, Wunderlist, Todoist, Basecamp… cualquiera) o desde el propio correo-e adjuntar documentos desde nuestro servicio en la nube en lugar de desde nuestro disco duro local. De esta forma, enviaremos una referencia a un documento centralizado. Todos podrán verlo e interactuar con el y cuando se realicen cambios, todos tendrán la última versión de forma automática.

Aunque estas herramientas son excepcionales y forman parte del estándar en cualquier equipo de trabajo en otros países, requieren dedicar un poco —muy poco la verdad— de tiempo a aprender como funcionan. Es decir, una voluntad de cambio, de mejorar.

Consejos

Por favor, no abras el correo hasta mínimo las 11 AM. Nadie se va a morir ni va a ocurrir una catástrofe…

Aunque mi consejo principal es que te olvides del correo electrónico lo cierto es que todos en mayor o menor medida tenemos que seguir lidiando con el. Para estos escenarios más realistas puedo darte algunos consejos que en mi experiencia diaria me han funcionando bastante bien.

  1. No abras el correo-e nada más levantarte o nada más comenzar tu jornada de trabajo. En serio, no lo hagas. Además de los perjuicios que hemos visto anteriormente, tu mente entrará en modo reactivo y así seguirá durante el resto del día. Del correo-e pasarás a Facebook, Twitter… etc. Habrás perdido la iniciativa. No puedo expresar lo importante que es esto. Por favor, no abras el correo hasta mínimo las 11 AM. Nadie se va a morir ni va a ocurrir una catástrofe. Quien necesite algo de ti de forma urgente, te llamará.
  2. En los correos-e que tu compongas se conciso y breve. Redacta un asunto que explique claramente el motivo de la comunicación y un cuerpo del mensaje que muestre sin lugar a dudas qué se espera de la otra persona y cuándo. Es decir, el famoso cuándo, cómo y porqué. Lo ideal es que el receptor pueda responder con un monosílabo o una frase corta.
  3. No respondas nunca cuando alguien tenga la desfachatez de re-enviarte un correo de otra persona sin ni siquiera escribir algo en el. Personalmente lo tomo como una falta de respeto. Advierte de que esos correos no los leerás siquiera y los eliminarás. Si quién te lo envía no es capaz de dedicar unos segundos a ponerte en situación y contexto, no puede esperar que le cedas tu atención.

Conclusiones

¿Es el correo electrónico la mejor forma para comunicarse hoy en día?. No. ¿Se puede prescindir completamente de el?. Lamentablemente, tampoco. Por todo ello es importante saber qué estamos haciendo mal y sobre todo qué alternativas tenemos disponibles. Al final —como he dicho antes— todo depende de la voluntad de mejorar ya que recuperar tu libertad tiene un precio.

Puedes comenzar a hacer esfuerzos por utilizar mejor el correo-e y nuevas herramientas, educando con paciencia a los que te rodean o por el contrario puedes seguir siendo esclavo del las supuestas urgencias de otras personas. Tú decides.

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