鈥淲ithout great solitude no serious work is possible.鈥 ~ Pablo Picasso

Lograr cierta planificaci贸n y productividad es un enorme desaf铆o. Cada persona es un mundo aparte con sus aristas, peculiaridades y detalles 煤nicos. Es una tarea de meses 鈥 o a帽os 鈥 el dar con un sistema que ofrezca resultados. A煤n as铆, pronto te das cuenta de que tener un sistema y saber ejecutarlo es 煤nicamente uno de los requisitos para trabajar de forma m谩s inteligente.

Todos, en mayor o menor medida, trabajamos con otras personas, ya sea f铆sicamente o de forma remota. Independientemente, somos sometidos a todo tipo de interrupciones ya sean generadas por nuestro entorno o por nosotros mismos. Este art铆culo es una peque帽a gu铆a para combatir las interrupciones y no morir en el intento.

Has le铆do bien, he dicho combatir. Si sueles leer mis art铆culos, sabes que siempre insisto en que hay que cuestionarse todo. En este caso, me gustar铆a que fueras consciente de que si quieres una independencia y control, vas a tener que luchar por ella.

Interrupciones externas

Son las interrupciones m谩s comunes. Vienen de un entorno externo e invaden el nuestro de forma violenta. Su caracter铆stica com煤n es que exigen una reacci贸n o respuesta inmediata por nuestra parte.

Tel茅fono incesante

Para ponernos en contexto: te encuentras trabajando en una tarea, siguiendo un plan trazado de antemano. Est谩s a gusto contigo mismo; lo est谩s consiguiendo y te sientes en la zona. De repente, notas la vibraci贸n o el sonido del tel茅fono. Instintivamente, antes de mirar su pantalla, sabes qui茅n es pero sobre todo sabes qu茅 quiere. Resoplas, suspiras; no quieres descolgar. Al final lo haces porque no te queda m谩s remedio (驴seguro?) y diez minutos despu茅s est谩s resolviendo la urgencia de otra persona mientras tu nivel de estr茅s y miseria aumenta.

Exceptuando a personas que por la propia naturaleza de su trabajo deben de estar accesibles en todo momento, el resto de profesionales, aunque te cueste creerlo, no debemos y, desde luego, no tenemos que hacerlo.

Atenuar esta situaci贸n es tan sencillo como silenciar el m贸vil o conectar el modo avi贸n durante un rato. Puedes revisar si te han llamado cada hora u hora y media y te aseguro que no va a ocurrir nada; nadie se va a morir, en cambio tu s铆 que disfrutar谩s de tiempo para poder concentrarte y sacar lo mejor de t铆 mismo profesionalmente.

Haz la prueba. Ma帽ana silencia 鈥 sin vibraci贸n 鈥 el m贸vil y dale la vuelta para no ver la pantalla ni las luces de notificaci贸n y prueba a mantenerlo as铆 durante al menos una hora. Pasado ese tiempo, si tienes alguna llamada devu茅lvela y d铆 que estabas ocupado/a y necesitabas concentrarte. Nadie se va a enfadar, el mundo seguir谩 ah铆. De verdad.

Correo-e fuera de control

No puedo ser imparcial aqu铆 porque detesto el correo-e, aunque reconozco que bien utilizado es una gran herramienta de comunicaci贸n. No voy a repetirme, pero debes ser consciente de que el correo-e es una de las principales fuentes de interrupciones a lo largo del d铆a y que tu adicci贸n laboral al 茅l te est谩 matando.

Sencillamente no puedes permitirte darle toda tu atenci贸n a tu bandeja de entrada. No puedes permitirte estar reaccionando constantemente a todos los correos que recibes. Necesitas un tiempo de desconexi贸n y aislamiento (igual que con el tel茅fono) y si t煤 no lo creas, nadie lo va a hacer por ti.

Ahora bien, no conozco a nadie que pueda permitirse el lujo de prescindir del correo-e, pero s铆 que puedo asegurarte por mi experiencia que si le prestas menos atenci贸n te estar谩s haciendo un favor.

De entre todos los consejos en referencia al correo-e, el que mejor me ha funcionado es este: no abras tu bandeja de entrada hasta al menos pasadas un par de horas desde que comienzas a trabajar. Quien tenga una urgencia contactar谩 contigo por otro medio. A cambio tu disfrutar谩s, al inicio de tu d铆a de trabajo, de tiempo ininterrumpido y de calidad para desarrollar tu plan del d铆a.

Reuniones absurdas

Las personas que son m谩s pro-reuniones suelen ser las m谩s anti-productividad.

El 90% de las reuniones no valen para nada. Es un hecho y todos los sabemos. El problema es que nadie se atreve a decirlo en voz alta. En mi experiencia y con un poco de observaci贸n me he dado cuenta de que las personas que son m谩s pro-reuniones suele ser las m谩s anti-productividad. Curioso.

En muy pocas reuniones a las que he acudido he encontrado un plan de reuni贸n, una estimaci贸n del tiempo o aunque sea un m铆nimo esquema de qu茅 es lo que se espera de la reuni贸n 鈥 su objetivo 鈥 o de m铆. Sencillamente te llaman, te sientas y por lo general escuchas a dos o tres personas dar vueltas y divagar sobre un tema para, tras una hora o m谩s, no llegar a ninguna conclusi贸n.

Igual que con el tel茅fono y el correo-e nadie est谩 exento de ser nominado a una reuni贸n absurda 鈥 la mayor铆a lo son 鈥, pero en mi experiencia ayuda bastante si exiges que se te informe de cu谩l es tu papel en la misma y cu谩nto va a durar. Si no pueden responderte entonces el asunto se cae por su propio peso. Quiz谩s no puedas librarte de la reuni贸n de todas formas, pero habr谩s opuesto resistencia y te sentir谩s mejor contigo mismo/a.

En cualquier caso, debes de dar a entender que es una falta de respeto abusar as铆 de tu tiempo. Haz preguntas, pelea, es tu derecho.

El timo de las urgencias y las prioridades

Las urgencias son la t谩ctica que usan las personas desorganizadas para chantajearte e imponer un cambio de prioridades y atenci贸n en tu trabajo.

No s茅 si te has dado cuenta pero hay una caracter铆stica com煤n en todos los tipos de interrupciones: las famosas urgencias. Que no te enga帽en, las urgencias son la t谩ctica que usan las personas desorganizadas para chantajearte e imponer un cambio de prioridades y atenci贸n en tu trabajo.

Ya sea por tel茅fono, por correo-e o en persona, alguien exige de repente que rompas tu plan de trabajo y apartes tu foco para ponerlo en su problema o en su urgencia. Si cedes, esta situaci贸n ir谩 a m谩s, hasta que acabes sin saber muy bien qu茅 vas a hacer durante el d铆a ya que por mucho que planifiques siempre estar谩s a merced de las urgencias 鈥 falsas 鈥 de otra persona.

La soluci贸n m谩s sencilla es decir NO. Si piensas que es algo radical, yo creo que lo es m谩s el obligar a otra u otras personas a sufrir los efectos de su ineptitud a la hora de organizarte.

Tu tiempo es sagrado y nadie lo va a defender si no lo haces t煤. Dicho esto tambi茅n soy consciente de que en algunos entornos el NO no est谩 contemplado. En estos casos lo que a mi me ha funcionado es preguntar: OK, entiendo el cambio de prioridades pero entonces, 驴qu茅 proyecto debo dejar de lado a cambio?. Se trata de un NO indirecto. Esta respuesta busca hacer ver que no se puede lograr un buen resultado si se va saltando de urgencia en urgencia. Funciona. Pru茅balo.

Internas

Las distracciones internas son las que provienen de nuestro propio interior y son tan o m谩s frecuentes que las externas.

Social Media

Malas noticias: si paras lo que est谩s haciendo cada vez que recibes una notificaci贸n en tu smartphone, tu concentraci贸n, y por lo tanto, tu trabajo, se resentir谩. Si lo primero que haces al llegar a la oficina es chequear Facebook, vas a perder el foco inmediatamente y cada vez te costar谩 m谩s re-engancharte.

El problema de vivir en un mundo dominado por el social-media es que igual que con el tel茅fono, el correo-e y las reuniones, exige una reacci贸n inmediata. Quiero que seas consciente de que no puedes dividir tu atenci贸n y esperar un gran resultado profesional. Es imposible.

Debes de buscar favorecer a toda costa tu concentraci贸n. El tener un plan y el saber lidiar con las interrupciones externas no va a servir de nada si te pasas el d铆a viendo las fotos de Instagram de alguien. Cuando lo haces, tu mente entra en modo reactivo y por lo general no sale de 茅l con facilidad. Estar谩s buscando constantemente m谩s cosas con las que reaccionar (estatus de Facebook, comentarios en Twitter, etc.).

La soluci贸n es tan sencilla que hasta pasa desapercibida porque parece que tengamos la obligaci贸n de reaccionar ante todo en una especie de compromiso social absurdo y auto impuesto. Prueba a silenciar el m贸vil durante un par de horas. No revises ning煤n canal social hasta la hora de comer, por ejemplo. Los resultados son espectaculares, aunque no te lo creas.

Qu茅 hacer

Hay que recalcar que nadie est谩 libre de las interrupciones; forman parte de la experiencia profesional de cualquier persona. Lo que buscamos no es eliminarlas 鈥 es imposible 鈥 sino reaccionar de forma diferente ante ellas o incluso no reaccionar.

A continuaci贸n te propongo una serie de consejos que a m铆 me han funcionado realmente bien. Son medidas sencillas que se puede aplicar desde ya mismo. Incluso es posible que de forma inconsciente hayas aplicado alguna de ellas porque son de sentido com煤n.

Aislamiento

Siempre que sea posible debes buscar el aislamiento a la hora de trabajar y romperlo 煤nicamente cuanto t煤 lo desees. Si trabajas en una oficina, despacho o lugar donde puedes cerrar la puerta, hazlo. Quien quiera hablar contigo, si ha de llamar a una puerta, se pensar谩 dos veces el motivo de su visita.

Si el aislamiento f铆sico no es posible, busca un aislamiento ac煤stico. Por ejemplo, compra unos auriculares y ll茅valos puestos al menos durante las horas en las que quieras estar concentrado/a. Son efectivos incluso aunque no est茅s escuchando nada. Sufrir谩s menos interrupciones porque crean el mismo efecto que una puerta cerrada: hacen m谩s obvia la intromisi贸n en tu espacio.

Comunicaci贸n

Dos horas en un estado de concentraci贸n 鈥 flow 鈥 ser谩n m谩s productivas que ocho est谩ndar. Debes hacer saber que al menos durante una o dos horas al d铆a necesitas estar concentrado/a y que nadie te moleste. Es muy sencillo, puedes decir algo as铆:

Voy a necesitar concentrarme para poder trabajar en ________. Por favor cuando me ve谩is con auriculares intentar no interrumpirme. Si no es una urgencia podemos verlo m谩s tarde no os preocup茅is. Gracias.

La clave aqu铆 es que comuniques abiertamente tu necesidad 鈥 derecho 鈥 de tener al menos un tiempo libre de interrupciones al d铆a. Con un poco de tolerancia por ambas partes y sabiendo donde ceder y d贸nde exigir, esto se puede lograr, te lo garantizo.

Decir NO

Aunque el aislamiento y la comunicaci贸n funcionan, son medidas que no atacan el principal problema. Como vimos en un punto anterior y aunque cuesta bastante al principio, lo mejor con diferencia que puedes hacer para que dejen de interrumpirte es decir que no. Un 芦no禄 correcto, argumentado y explicado, pero un NO. Op贸n resistencia. Ten por seguro que cada vez que dices SI est谩s diciendo s铆 al estr茅s, s铆 al remordimiento, s铆 a las horas extra, etc. Comienza a decir NO de una p** vez.

Ap煤ntalo todo

Si nada de lo anterior funciona entonces lo m谩s importante es minimizar el impacto de la interrupci贸n. Lo principal es que apuntes r谩pidamente de lo que se trata y contin煤es con lo que estabas haciendo.

Apuntando todo en un lugar para consultarlo m谩s adelante, consigues que lo que sea que tengas que hacer salga de tu cabeza y de tu mente, permiti茅ndote seguir con lo que estabas realizando.

Personalmente uso Google Keep para apuntar ideas, tareas y en general cualquier cosa que no quiero que deambule por mi cabeza. Al finalizar el d铆a lo reviso y, o bien lo borro porque ya no me parece tan interesante, o bien lo convierto en acciones con un contexto (fecha, lugar, etc.).

Conclusi贸n

驴Se puede lograr un resultado notable en el trabajo a pesar de las interrupciones? S铆, se puede; pero todo depende del nivel de resistencia que opongamos ante ellas. Si no entiendes que tu tiempo te pertenece 鈥 que es tu derecho 鈥 y que tu agenda es tuya siempre estar谩s a merced de personas desorganizadas y probablemente con menos escr煤pulos que t煤.

Defi茅ndete.