Controlar y aprovechar mejor el tiempo es algo esencial en cualquier actividad. Es la base que permite mejorar y alcanzar nuevas metas ya que el tiempo es el recurso más preciado del que dispone el ser humano y el único factor que nos iguala al resto de personas, sin importar su trasfondo o estrato social.

Aprovechar mejor el tiempo ha sido y continúa siendo una de mis obsesiones particulares y uno de los aspectos en los que más fracasos acumulo. Lo interesante es que con cada fracaso he aprendido algo nuevo; algo sobre lo que funciona y lo que no funciona —al menos para mí—.

En este artículo quiero compartir contigo mi experiencia personal y algunos consejos sobre cómo controlar, aprovechar y auditar el tiempo sin volverte loco/a.

Un mal plan es mejor que no tener plan

Si tú no creas tu propia agenda, ten por seguro que alguien lo hará por ti.

Aunque estoy preparando un artículo sobre planificación inteligente de tareas, tengo que mencionarlo aquí aunque sea de pasada. La premisa central es que no puedes pretender aprovechar el tiempo si no tienes ninguna planificación de tareas. No puedes soñar con conquistar tu día enfrentándote a él sin ningún tipo de plan.

El éxito —a nivel de tiempo— de un día comienza con su planificación el día anterior. Es muy conveniente dedicar, al finalizar el día (o cuando quieras), un momento para valorar cómo ha ido todo y planificar las tareas del día siguiente. Es lo que se llama Daily Review. De esta forma, cuando comienzas la nueva jornada ya sabes a qué te tienes que enfrentar. De hecho, y estirando un poco más la acción, deberías planificar también la semana entrante, para luego ir haciendo micro-ajustes día tras día.

Puedes planificar tus tareas y proyectos (contenedores de tareas con un contexto común) con papel y lápiz, aunque yo te aconsejo que uses una herramienta online. Hoy en día puedes encontrar cientos de ellas pero, en mi experiencia, te recomiendo que uses Trello o Asana. Invierte un poco de tu tiempo en aprender a usar este tipo de aplicaciones, crea un workflow inicial muy sencillo y ajústalo poco a poco en base a tu experiencia.

Lo más importante —hago hincapié— es tener trazado un plan. Puede que no sea el mejor plan, puede que fracase, o que te quedes corto o te excedas; no importa. Lo que te tiene que quedar claro es que si tú no creas tu propia agenda, alguien lo hará por ti y te someterá a ella.

Sé realista

Cuanto más realista y conservador seas a la hora de planificar tu día de trabajo, mejor. Si crees que algo te va a llevar una hora, mejor ajusta tu agenda como si fueran dos

Enfrentarse al día sin un plan es arriesgado. Sin embargo, igual de arriesgado es asignarte demasiada carga de trabajo o que las tareas sean ambiguas y no sepas cómo desarrollarlas. En ambos casos aparecerá la procrastinación y por ende el menor aprovechamiento del tiempo.

Debes ser explícito a la hora de desglosar los proyectos en tareas. Debe quedar claro qué hay que hacer y cómo, es decir, el contexto de la tarea. El enunciado —el qué— debe ser breve y elocuente; lo mismo para el cómo. Si se necesitan archivos y recursos externos, éstos deben estar accesibles. Una vez más una App y un pequeño workflow te servirán de mucha ayuda en esto.

Por otro lado, pienso que una tarea sin fecha asignada suele quedar relegada al “limbo” de las tareas y nunca será completada. Acuérdate, el contexto: qué, cómo y cuándo, debe quedar siempre claro y sin posibilidad de otra interpretación aparte de la correcta.

A la hora de hacer una estimación de la carga de trabajo diaria, si nunca has controlado tu tiempo entiendo que creas en el mito de las ocho horas diarias de trabajo. Cuando comiences a auditar tu tiempo efectivo trabajado entenderás que no es realista planificar más de cinco o seis horas de trabajo cada día. Ese es tu lienzo en blanco en cada jornada y la base con la que comenzar.

Conozco personas que trabajan más de 10 horas reales al día, pero lo han logrado siempre tras pasar por un estricto proceso de control y re-ajuste real de su tiempo, igual que el que te estoy proponiendo. Quizás te suene el nombre que se le da a ese tipo de personas: overachievers.

Cuanto más realista y conservador seas a la hora de planificar tu día de trabajo, mejor. Las personas tendemos a ser muy optimistas a la hora de anticipar el tiempo que nos llevará ejecutar nuestro trabajo. Si crees que algo te va a llevar una hora, mejor ajusta tu agenda como si fueran dos. Esta práctica a mi siempre me ha funcionado de maravilla.

Por último, pero no menos importante, debes desglosar y dividir tus tareas en bloques que sean más fácilmente digeribles. Si piensas que una única tarea te va a llevar 4 horas es muy posible que puedas y debas dividirla en tareas más pequeñas, más apetecibles y sencillas de comenzar. Divide y vencerás.

Sé honesto (contigo mismo)

Aunque tu horario laboral sea de 8 horas diarias, esto no quiere decir —ni por asomo— que trabajes 8 horas.

Ahora que eres más consciente de la importancia de una buena planificación y control del tiempo, el siguiente paso es registrarlo.

Aprovechar mejor el tiempo es un ejercicio continuo que requiere una supervisión y ajuste constante. Para poder realizar ese ajuste necesitamos información, datos sobre cómo invertimos nuestro tiempo. Al igual que ocurre con la gestión de tareas, existen muchas herramientas y Apps que permite capturar esa información de manera muy sencilla. Lo único que se requiere por nuestra parte —y no es poco— es el compromiso diario de anotar el tiempo que hemos trabajado en cada tarea o proyecto.

A la hora de registrar el tiempo hay que hacer una clara distinción: estar en tu puesto de trabajo no es estar trabajando. Dicho de otra forma: aunque tu horario laboral sea de 8 horas diarias no quiere decir que trabajes 8 horas. Hay que ser honestos y registrar únicamente el tiempo dedicado a cada tarea pero, para hacer esto de forma efectiva, hay que tener un plan del día, tal como hemos visto antes.

Basándome en mi experiencia te recomiendo Toggl. Es una WebApp muy sencilla que te permite registrar el tiempo que dedicas a cada tarea y cada proyecto de forma sencilla. Luego, al finalizar la semana, te envía un reporte donde puedes analizar, juzgar y re-ajustar tu rutina o tu workflow en base a información real.

Minimiza las distracciones

La principal distracción, sin duda, es el correo electrónico, el cual, créeme, está aniquilando tu productividad.

Imagina que ya dispones de un plan general de la semana, sabes qué proyectos tienes, quieres y puedes desarrollar y los has desglosado en tareas y asignado éstas a cada día. Malas noticias: de poco te servirá si permites que factores externos te impidan ejecutar tu plan.

Todos sufrimos distracciones, es algo inevitable. Algunas de ellas no se pueden evitar, pero otras muchas se pueden prevenir si somos conscientes de ellas.

La principal distracción, sin duda, es el correo electrónico, el cual, créeme, está aniquilando tu productividad. Te propongo que leas mi artículo sobre el correo electrónico y comiences a aplicar algunos de los principios que expongo en él.

Otra enorme distracción son las notificaciones sociales, ya sea en el móvil o en nuestro propio equipo. Estoy escribiendo un artículo sobre la concentración (me cuesta horrores concentrarme) pero es difícil hablar del tiempo sin mencionar aunque sea indirectamente otros factores como la concentración. Baste decir por ahora que salir constantemente del foco de tu tarea (para revisar la enésima notificación de WhatsApp) hace que seas menos efectivo a la hora de trabajar.

Todos los smartphones disponen de un modo avión, de un modo “no molestar” o en su defecto de un modo silencio. Úsalo.

Para tu navegador, te recomiendo la extensión StayFocusd. Llevo usándola dos años y me funciona a la perfección. StayFocusd restringe el tiempo diario que puedes dedicar a páginas que no son estrictamente de trabajo.

Hazte un favor: descarga la extensión (es gratis), configúrala añadiendo Facebook, Twitter y demás (sabes perfectamente qué paginas son las que roban tiempo) y sesenta segundos al día para navegar por ellas. Tras una semana valora tu rendimiento y tu concentración. De nada.

Conclusión

Como todo lo que merece la pena y tiene un impacto positivo y valor real, aprovechar mejor el tiempo es difícil porque conlleva una serie de sacrificios.

Debes ser honesto contigo mismo para reconocer dónde estás fracasando y abierto de mente para ir reajustando tu rutina y tus acciones en base, no a tus interpretaciones, sino a los fríos datos que has registrado.

Todos nos hacemos propósitos al comenzar el año. Sean cuales sean los tuyos, aprovechar mejor tu tiempo, crear tiempo para poder hacerlos realidad es esencial.

Espero que estos consejos te sirvan de ayuda.