Controlar y aprovechar mejor el tiempo es algo esencial en cualquier actividad. Es la base que permite mejorar y alcanzar nuevas metas ya que el tiempo es el recurso m谩s preciado del que dispone el ser humano y el 煤nico factor que nos iguala al resto de personas, sin importar su trasfondo o estrato social.

Aprovechar mejor el tiempo ha sido y contin煤a siendo una de mis obsesiones particulares y uno de los aspectos en los que m谩s fracasos acumulo. Lo interesante es que con cada fracaso he aprendido algo nuevo; algo sobre lo que funciona y lo que no funciona 鈥攁l menos para m铆鈥.

En este art铆culo quiero compartir contigo mi experiencia personal y algunos consejos sobre c贸mo controlar, aprovechar y auditar el tiempo sin volverte loco/a.

Un mal plan es mejor que no tener plan

Si t煤 no creas tu propia agenda, ten por seguro que alguien lo har谩 por ti.

Aunque estoy preparando un art铆culo sobre planificaci贸n inteligente de tareas, tengo que mencionarlo aqu铆 aunque sea de pasada. La premisa central es que no puedes pretender aprovechar el tiempo si no tienes ninguna planificaci贸n de tareas. No puedes so帽ar con conquistar tu d铆a enfrent谩ndote a 茅l sin ning煤n tipo de plan.

El 茅xito 鈥攁 nivel de tiempo鈥 de un d铆a comienza con su planificaci贸n el d铆a anterior. Es muy conveniente dedicar, al finalizar el d铆a (o cuando quieras), un momento para valorar c贸mo ha ido todo y planificar las tareas del d铆a siguiente. Es lo que se llama Daily Review. De esta forma, cuando comienzas la nueva jornada ya sabes a qu茅 te tienes que enfrentar. De hecho, y estirando un poco m谩s la acci贸n, deber铆as planificar tambi茅n la semana entrante, para luego ir haciendo micro-ajustes d铆a tras d铆a.

Puedes planificar tus tareas y proyectos (contenedores de tareas con un contexto com煤n) con papel y l谩piz, aunque yo te aconsejo que uses una herramienta online. Hoy en d铆a puedes encontrar cientos de ellas pero, en mi experiencia, te recomiendo que uses Trello o Asana. Invierte un poco de tu tiempo en aprender a usar este tipo de aplicaciones, crea un workflow inicial muy sencillo y aj煤stalo poco a poco en base a tu experiencia.

Lo m谩s importante 鈥攈ago hincapi茅鈥 es tener trazado un plan. Puede que no sea el mejor plan, puede que fracase, o que te quedes corto o te excedas; no importa. Lo que te tiene que quedar claro es que si t煤 no creas tu propia agenda, alguien lo har谩 por ti y te someter谩 a ella.

S茅 realista

Cuanto m谩s realista y conservador seas a la hora de planificar tu d铆a de trabajo, mejor. Si crees que algo te va a llevar una hora, mejor ajusta tu agenda como si fueran dos

Enfrentarse al d铆a sin un plan es arriesgado. Sin embargo, igual de arriesgado es asignarte demasiada carga de trabajo o que las tareas sean ambiguas y no sepas c贸mo desarrollarlas. En ambos casos aparecer谩 la procrastinaci贸n y por ende el menor aprovechamiento del tiempo.

Debes ser expl铆cito a la hora de desglosar los proyectos en tareas. Debe quedar claro qu茅 hay que hacer y c贸mo, es decir, el contexto de la tarea. El enunciado 鈥攅l qu茅鈥 debe ser breve y elocuente; lo mismo para el c贸mo. Si se necesitan archivos y recursos externos, 茅stos deben estar accesibles. Una vez m谩s una App y un peque帽o workflow te servir谩n de mucha ayuda en esto.

Por otro lado, pienso que una tarea sin fecha asignada suele quedar relegada al 鈥渓imbo鈥 de las tareas y nunca ser谩 completada. Acu茅rdate, el contexto: qu茅, c贸mo y cu谩ndo, debe quedar siempre claro y sin posibilidad de otra interpretaci贸n aparte de la correcta.

A la hora de hacer una estimaci贸n de la carga de trabajo diaria, si nunca has controlado tu tiempo entiendo que creas en el mito de las ocho horas diarias de trabajo. Cuando comiences a auditar tu tiempo efectivo trabajado entender谩s que no es realista planificar m谩s de cinco o seis horas de trabajo cada d铆a. Ese es tu lienzo en blanco en cada jornada y la base con la que comenzar.

Conozco personas que trabajan m谩s de 10 horas reales al d铆a, pero lo han logrado siempre tras pasar por un estricto proceso de control y re-ajuste real de su tiempo, igual que el que te estoy proponiendo. Quiz谩s te suene el nombre que se le da a ese tipo de personas: overachievers.

Cuanto m谩s realista y conservador seas a la hora de planificar tu d铆a de trabajo, mejor. Las personas tendemos a ser muy optimistas a la hora de anticipar el tiempo que nos llevar谩 ejecutar nuestro trabajo. Si crees que algo te va a llevar una hora, mejor ajusta tu agenda como si fueran dos. Esta pr谩ctica a mi siempre me ha funcionado de maravilla.

Por 煤ltimo, pero no menos importante, debes desglosar y dividir tus tareas en bloques que sean m谩s f谩cilmente digeribles. Si piensas que una 煤nica tarea te va a llevar 4 horas es muy posible que puedas y debas dividirla en tareas m谩s peque帽as, m谩s apetecibles y sencillas de comenzar. Divide y vencer谩s.

S茅 honesto (contigo mismo)

Aunque tu horario laboral sea de 8 horas diarias, esto no quiere decir 鈥攏i por asomo鈥 que trabajes 8 horas.

Ahora que eres m谩s consciente de la importancia de una buena planificaci贸n y control del tiempo, el siguiente paso es registrarlo.

Aprovechar mejor el tiempo es un ejercicio continuo que requiere una supervisi贸n y ajuste constante. Para poder realizar ese ajuste necesitamos informaci贸n, datos sobre c贸mo invertimos nuestro tiempo. Al igual que ocurre con la gesti贸n de tareas, existen muchas herramientas y Apps que permite capturar esa informaci贸n de manera muy sencilla. Lo 煤nico que se requiere por nuestra parte 鈥攜 no es poco鈥 es el compromiso diario de anotar el tiempo que hemos trabajado en cada tarea o proyecto.

A la hora de registrar el tiempo hay que hacer una clara distinci贸n: estar en tu puesto de trabajo no es estar trabajando. Dicho de otra forma: aunque tu horario laboral sea de 8 horas diarias no quiere decir que trabajes 8 horas. Hay que ser honestos y registrar 煤nicamente el tiempo dedicado a cada tarea pero, para hacer esto de forma efectiva, hay que tener un plan del d铆a, tal como hemos visto antes.

Bas谩ndome en mi experiencia te recomiendo Toggl. Es una WebApp muy sencilla que te permite registrar el tiempo que dedicas a cada tarea y cada proyecto de forma sencilla. Luego, al finalizar la semana, te env铆a un reporte donde puedes analizar, juzgar y re-ajustar tu rutina o tu workflow en base a informaci贸n real.

Minimiza las distracciones

La principal distracci贸n, sin duda, es el correo electr贸nico, el cual, cr茅eme, est谩 aniquilando tu productividad.

Imagina que ya dispones de un plan general de la semana, sabes qu茅 proyectos tienes, quieres y puedes desarrollar y los has desglosado en tareas y asignado 茅stas a cada d铆a. Malas noticias: de poco te servir谩 si permites que factores externos te impidan ejecutar tu plan.

Todos sufrimos distracciones, es algo inevitable. Algunas de ellas no se pueden evitar, pero otras muchas se pueden prevenir si somos conscientes de ellas.

La principal distracci贸n, sin duda, es el correo electr贸nico, el cual, cr茅eme, est谩 aniquilando tu productividad. Te propongo que leas mi art铆culo sobre el correo electr贸nico y comiences a aplicar algunos de los principios que expongo en 茅l.

Otra enorme distracci贸n son las notificaciones sociales, ya sea en el m贸vil o en nuestro propio equipo. Estoy escribiendo un art铆culo sobre la concentraci贸n (me cuesta horrores concentrarme) pero es dif铆cil hablar del tiempo sin mencionar aunque sea indirectamente otros factores como la concentraci贸n. Baste decir por ahora que salir constantemente del foco de tu tarea (para revisar la en茅sima notificaci贸n de WhatsApp) hace que seas menos efectivo a la hora de trabajar.

Todos los smartphones disponen de un modo avi贸n, de un modo 鈥渘o molestar鈥 o en su defecto de un modo silencio. 脷salo.

Para tu navegador, te recomiendo la extensi贸n StayFocusd. Llevo us谩ndola dos a帽os y me funciona a la perfecci贸n. StayFocusd restringe el tiempo diario que puedes dedicar a p谩ginas que no son estrictamente de trabajo.

Hazte un favor: descarga la extensi贸n (es gratis), config煤rala a帽adiendo Facebook, Twitter y dem谩s (sabes perfectamente qu茅 paginas son las que roban tiempo) y sesenta segundos al d铆a para navegar por ellas. Tras una semana valora tu rendimiento y tu concentraci贸n. De nada.

Conclusi贸n

Como todo lo que merece la pena y tiene un impacto positivo y valor real, aprovechar mejor el tiempo es dif铆cil porque conlleva una serie de sacrificios.

Debes ser honesto contigo mismo para reconocer d贸nde est谩s fracasando y abierto de mente para ir reajustando tu rutina y tus acciones en base, no a tus interpretaciones, sino a los fr铆os datos que has registrado.

Todos nos hacemos prop贸sitos al comenzar el a帽o. Sean cuales sean los tuyos, aprovechar mejor tu tiempo, crear tiempo para poder hacerlos realidad es esencial.

Espero que estos consejos te sirvan de ayuda.